Freigabe Stempel durch DocuWare Index Änderung

Der Freigabe Prozess wird nicht immer von einem User mit dem Anbringen des Stempels erledigt. Viele Prozesse laufen automatisiert im Hintergrund. Ein klassisches Beispiel ist die Buchung eines Beleges oder die Freigebe einer Zahlungsliste. Oftmals wird in der Praxis auf die Stempel verzichtet, um den Anwender diese manuelle Tätigkeit zu ersparen - dies zum Nachteil der Sichtbarkeit dieser Information am Beleg.

Hier kommt der AutoStamp zum Einsatz und automatisiert diese Tätigkeit. Somit sind alle Informationen geschlossen am Beleg sichtbar.

Interne Belegnummer

Das Anbringen von Barcodes für interne Belegnummern Kreise ist oft eine mühevolle Tätigkeit, insbesondere dann, wenn unterschiedliche Nummernkreise zum Einsatz kommen.

Bei digitalen Prozessen steht das Scannen des Dokumentes oder die Überwachung von zentralen Email Adressen zu Beginn des Ablaufes. Jedes digitale Dokument ist eindeutig und kann daher in den Systemen und Prozessschritten weiter gereicht werden. Erst mit der finalen Freigabe steht fest, dass der Beleg mit einer Internen Beleg Nummer versehen wird.

Hier spielt der DocuWare AutoIndex und der AutoStamp ideal zusammen. Der DocuWare AutoIndex ermittelt die nächste Belegnummer aus dem Nummern Kreis und der AutoStamp bring die Information am Dokument an.

Wasserzeichen

Ob zur Kennzeichnung von Duplikaten oder Entwürfen – Wasserzeichen helfen Ihnen Ihre Dokumente sichtbar zur weiteren Verwendung zu kennzeichnen. Sie entscheiden ob die Dokumente mit den Wasserzeichen verschmolzen und somit unwiderruflich angebracht werden oder ob diese mit Hilfe der DocuWare Funktion „Anmerkungsebene ein-/ausblenden“, je nach Benutzerberechtigung, wieder ausgeblendet werden können.

Der AutoStamp bringt Wasserzeichen als Text oder Bildstempel auf Dokumenten sichtbar an.

Formulare ausfüllen

Digitale Formulare wie Arbeitsscheine oder Anträge sind mittlerweile Arbeitsalltag. Oftmals stehen nicht alle Informationen sofort qualifiziert zur Verfügung. Als ein Beispiel dafür ein digitaler Arbeitsschein der mit DocuWare Forms erstellt wird und am Ende mit der Kundenunterschrift an die Email des Kunden versendet wird. Sämtliche Formulardaten wie Kundenanschrift, Auftragsnummern, Techniker, Einsatzzeiten werden mit dem DocuWare AutoIndex am Arbeitsschein ergänzt.

Der AutoStamp positioniert die Informationen auf dem Dokument und löst den Versand an die Email Adresse aus.