Anforderungen der DSGVO - DocuWare Standard

Anonymisieren von Daten ...

in unserem Fall ist eher der Begriff "weißen" oder "schwärzen" von Daten zu verwenden. DocuWare Dokumente setzen sich aus Index Daten und dem Dokument zusammen. Werden nun Dokumente ermittelt, bei denen einzelne Index Daten zu entfernen sind kann dies beispielsweise mit dem DocuWare Modul AutoIndex (wenn lizenziert) automatisiert oder mit entsprechendem Benutzerrecht manuell erledigt werden.

Löschen von Dokumenten ...

Für das Löschen von Dokumenten steht in der DocuWare Administration ein System Workflow zur Verfügung, mit welchem Dokumente vernichtet werden. Dabei werden auch alle Index Daten zu dem Dokument gelöscht.

Löschregister für Backup/Restore ...

Dokumente, die nach DSGVO zu löschen sind, gilt dies grundsätzlich auch für die Biskups. Da der Aufwand, die Dokumente aus den Backup's zu entfernen mit unverhältnismäßig hohem Aufwand zu betreiben wäre, ist es ausreichend ein Löschregister zu führen, damit all diese Dokumente im Nachgang einer Datenwiederherstellung auch wieder gelöscht werden (müssen).

Problem

Es ist mit DocuWare Board Mitteln NICHT möglich den Datenbankindexeintrag zu behalten und nur das Dokument zu löschen!

Daher sind die Anforderungen aus der DSGVO mit Zusatzmodulen (Auto Index - Anonymisieren) und mit Dokument Zugriff Logging (Index Update & löschen) umzusetzen und im Fall einer Datenwiederherstellung aufwändig zu bereinigen. Um statistische Auswertungen zu erhalten, ist zusätzlicher Konfigurationsaufwand nötig.

Funktionsweise des Shredder

Es können beliebig viele Profile erstellt werden um Dokumente zu filtern (z.B. Dokumentklassen, Löschstatus ...). Als Funktion steht zur Verfügung ...

- Anonymisieren "Weißen" (leeren von Index Feldern) oder ersetzten mit Fix-Werten

- Löschen des Dokuments bei Erhalt des original DocuWare Indexeintrages

- DocuWare Statusfeld mit Zeitstempel, Dokumentation aller Index Felder die anonymisiert wurden.

- Logging und Fehler E-Mail Benachrichtigung

Nutzen

- Die original DocuWare Datenbankeinträge bleiben erhalten, somit sind Auswertungen wie z.B. Jahresumsätze nach wie vor möglich.

- Anforderungen der DSGVO für anonymisieren von Indexdaten, Löschen von Dokumenten und das Löschregister sind 100% erfüllt.

- Lückenlose Dokumentation wann welche Daten anonymisiert und Dokumente gelöscht wurden.

- Wiederherstellung von Backup's mit minimalen Aufwand